elke vestiging apart contract met leverancier overzicht houden

Eén leverancier, meerdere contracten: apart registreren

Elk vestigingscontract loopt op zijn eigen datum en eigen opzegtermijn, ook al staat er dezelfde leverancier op. Vaak lijkt het overzichtelijk om één regel per leverancier bij te houden, maar dat werkt averechts: vestiging Rotterdam kan een opzegtermijn van drie maanden hebben en vestiging Almere een maand, puur omdat de contracten op andere momenten zijn getekend of via een andere inkoper zijn afgesloten. Ook de leveringsvoorwaarden kunnen per vestiging verschillen, zeker als er onderweg een addendum of een nieuwe versie van de algemene voorwaarden is bijgekomen. Registreer dus per vestiging: contractnummer, ingangsdatum, opzegtermijn, verlengingsduur en welke set voorwaarden erbij hoort.

Handig is een kolom "afwijkend van hoofdcontract" — zo zie je in één oogopslag welke vestiging een uitzondering heeft, zonder elk document opnieuw te moeten lezen. Bij een leverancierswissel of onderhandeling over alle vestigingen samen is dat overzicht onmisbaar: je wilt niet per ongeluk één vestiging laten doorlopen omdat die uit het zicht raakte. Voor het bijhouden van al die einddata over je hele portefeuille kan een overzicht van al je lopende contracten en abonnementen helpen, en voor de jaarlijkse controle is er een vaste jaarlijkse ronde langs al je contracten.

Waar de verschillen vandaan komen: Boek 6 en Boek 7 BW

De juridische basis ligt bij de algemene voorwaarden zelf, niet bij een wettelijke gelijkschakeling tussen vestigingen. Afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 regelt wanneer voorwaarden gelden en of ze zijn vernietigd of gewijzigd — en dat kan per moment van contracteren verschillen. Bovendien vallen sommige vestigingscontracten onder een andere kwalificatie in Boek 7, bijvoorbeeld als de ene vestiging een huurovereenkomst voor apparatuur heeft en de andere een overeenkomst van opdracht voor onderhoud; die twee kennen andere regels over beëindiging. Wie meerdere vestigingen heeft, doet er daarom goed aan bij elk contract apart te checken onder welke voorwaarden en welk regime het valt, in plaats van te vertrouwen op wat voor de andere vestiging gold. Ook relevant: als de leverancier in de tussentijd van eigenaar wisselt, verandert er mogelijk iets aan de contractspartij per vestiging — zie wat er met contracten gebeurt bij een bedrijfsovername.