Hoe krijg ik grip op alle softwareabonnementen die we hebben?

Grip krijgen begint bij één lijst, niet bij het BW

Grip op softwareabonnementen krijg je niet door het Burgerlijk Wetboek erbij te pakken, maar door eerst te inventariseren wat er loopt: welke tool, welke leverancier, welke einddatum, wie de contractpartij is bij jullie. Dat klinkt basaal, maar bij SaaS-abonnementen is precies dat vaak onbekend, omdat ze per team of per creditcard zijn afgesloten zonder centrale registratie. Een overzicht van alle contracten die je hebt is daarvoor het startpunt; pas daarna wordt duidelijk welke voorwaarden per abonnement gelden en welke actie nodig is.

Wat je bij software-abonnementen specifiek tegenkomt, is dat de voorwaarden vrijwel altijd algemene voorwaarden zijn in de zin van afdeling 6.5.3 BW: eenzijdig opgesteld door de leverancier, van toepassing verklaard bij het aangaan van het abonnement, zelden onderhandeld. Dat is relevant zodra je wilt afwijken van een automatische verlenging of een opzegtermijn wilt aanvechten — de geldigheid van die voorwaarden staat dan ter discussie, niet alleen de uitleg ervan. Voor het structureel voorkomen van dit soort verrassingen is het zinniger om de opschoning te koppelen aan een vaste jaarlijkse controle van je contracten dan aan een eenmalige actie.

Waar de opschoning op stuit: afdeling 6.5.3 en boek 7 BW

De juridische basis is tweeledig. Afdeling 6.5.3 van Boek 6 BW regelt of en hoe de algemene voorwaarden van de softwareleverancier gelden — inclusief de informatieplicht en de mogelijkheid tot vernietiging als die voorwaarden niet tijdig ter hand zijn gesteld. Boek 7 BW is relevant voor de kwalificatie van de overeenkomst zelf: een SaaS-abonnement wordt in de praktijk vaak als een species van opdracht behandeld, wat gevolgen heeft voor tussentijdse opzegbaarheid. Welke regels precies gelden als je zelf opzegt, hangt mede af van of je als bedrijf dezelfde opzegregels kunt toepassen als een particulier, en dat is bij zakelijke SaaS-contracten niet automatisch het geval.