wie moet contractbeheer doen binnen ons bedrijf

Contractbeheer is een taak, geen functietitel

Wettelijk is er geen bepaling die voorschrijft wie in een bedrijf contractbeheer moet doen. Boek 6 en Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek regelen wat er in een contract mag staan en hoe het werkt — niet wie het intern bijhoudt. De vraag "wie moet dit doen" is dus een organisatievraag, geen juridische. Wat wél juridisch relevant is: wie er namens de bv mag ondertekenen en opzeggen, is een andere vraag dan wie de administratie bijhoudt. Dat laatste kan bij iedereen liggen — een officemanager, een controller, de ondernemer zelf — zonder dat dat iets verandert aan wie bevoegd is om het bedrijf te binden of te ontbinden. Die bevoegdheidsvraag staat los en is te vinden bij wie mag er namens de bv een contract opzeggen.

Waar het in de praktijk vaak fout gaat, is niet de vraag wie verantwoordelijk is, maar wat er gebeurt als die persoon wegvalt. Een contract met een stilzwijgende verlenging en een opzegtermijn loopt door, ook als de collega die de datum in zijn hoofd had, met vakantie is of vertrekt. Daarom is het praktischer om te kijken naar overdracht dan naar eigenaarschap: zorg dat de informatie los staat van de persoon. Hoe je dat regelt als iemand het bedrijf verlaat, staat bij hoe voorkomen we dat opzegdatums kwijtraken als iemand het bedrijf verlaat. Voor bedrijven met veel lopende verplichtingen — huur, leverancierscontracten, software — is een centrale lijst met opzegdata effectiever dan een aangewezen "verantwoordelijke" zonder systeem daarachter.

Wat de wet wel en niet regelt

Boek 6, afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek regelt de gebondenheid aan algemene voorwaarden en de informatieplicht daarover, en Boek 7 regelt bijzondere overeenkomsten zoals opdracht en huur. Beide boeken gaan over de inhoud en werking van het contract tussen partijen, niet over de interne organisatie van een van die partijen. Wie binnen een bedrijf het beheer voert, blijft dus een keuze van de ondernemer zelf, met als enige juridisch vaste punt: wie bevoegd is om namens de bv te handelen bij het aangaan of opzeggen van een contract.