collega die contracten beheerde is weg wat nu doen

Contractbeheer is een taak, geen persoon

Als de collega die alle contracten beheerde is vertrokken, is het eerste dat telt: de opzegtermijnen en verlengdata lopen door, ook zonder eigenaar. Niets in het Burgerlijk Wetboek stelt een contract on hold omdat er niemand meer op let. De tegenpartij hoeft niet te weten dat er intern iets is veranderd, en zal een verlenging of een gemiste opzegtermijn gewoon toepassen zoals afgesproken. Het probleem is dus niet juridisch van aard, het is een overdrachtsprobleem: wie weet nu welk contract er loopt, wat de opzegtermijn is, en wanneer er actie nodig is.

De praktische route is: eerst alles in kaart brengen, dan pas verdelen wie wat oppakt. Zoek uit waar de contracten stonden — een mailbox, een mapje, een los excel-bestand — en bouw daaruit één overzicht met looptijden en opzegdata. Daarna is het zaak om structureel te voorkomen dat dit weer gebeurt: leg vast wie er in de organisatie op welk contract een oog houdt, zodat het niet aan één persoon hangt. Voor dat laatste is het de moeite waard om te lezen hoe je voorkomt dat opzegdatums kwijtraken als iemand vertrekt. Wie nog geen centraal overzicht heeft, begint bij alle abonnementen en contracten op een rij zetten.

Wat er contractueel niet verandert door een vertrek

Een intern personeelswisseling raakt de overeenkomst zelf niet: de rechten en plichten uit het contract, en de regels over algemene voorwaarden uit Boek 6, afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek, blijven onverkort gelden voor het bedrijf als geheel — niet voor de persoon die de administratie deed. Wie er vervolgens bevoegd is om namens het bedrijf een contract op te zeggen of te verlengen, is een aparte vraag; die komt aan de orde bij wie er namens het bedrijf mag opzeggen. Voor de opzegregels die specifiek voor zakelijke contracten gelden, is de bijzondere-overeenkomstenregeling in Boek 7 het uitgangspunt, afhankelijk van het type contract.