contracten bijhouden bij meerdere vestigingen of locaties

Eén centraal overzicht, met vestiging als kenmerk erbij

De aanpak die werkt is: één centraal contractoverzicht, waarin de vestiging of locatie een apart veld is, niet een apart bestand per locatie. Bij meerdere vestigingen loop je anders tegen twee problemen aan die je zelf oplost, niet het contract: dubbele contracten voor dezelfde dienst (vestiging A en B hebben allebei een leverancier voor iets dat centraal ingekocht kan worden), en gemiste opzegtermijnen omdat de vestigingsmanager het contract heeft getekend maar het hoofdkantoor de opzegging moet versturen. Beide problemen zijn organisatorisch, niet juridisch — het Burgerlijk Wetboek regelt niets over wie binnen jouw bedrijf verantwoordelijk is voor welk contract.

Wat wel juridisch relevant is: bij wie de overeenkomst is gesloten. Als vestiging B een contract tekent, is vestiging B (of de rechtspersoon waar die onder valt) partij bij die overeenkomst, niet het hoofdkantoor automatisch. Dat is vooral van belang bij algemene voorwaarden die bepalingen bevatten die niet zomaar mogen — de toets of een bepaling onredelijk bezwarend is, wordt per overeenkomst en per partij beoordeeld, niet per bedrijf als geheel. Voor het overzicht zelf is de vraag of een app of een lijstje voldoende is vooral een kwestie van schaal: bij een handvol vestigingen is een gedeeld overzicht met filter op locatie meestal genoeg, bij tientallen wordt een tool met automatische herinnering per contract praktischer.

Geen wettelijke plicht, wel een informatieplicht bij de tegenpartij

Er staat in het Burgerlijk Wetboek geen verplichting om contracten centraal te administreren — dat is een keuze, geen wettelijke eis. Wat wel relevant is: afdeling 6.5.3 van Boek 6 (over algemene voorwaarden) regelt dat de gebruiker van voorwaarden deze tijdig ter beschikking moet stellen, en dat de wederpartij ze kan vernietigen als dat niet is gebeurd. Dat betekent voor het overzicht dat het niet alleen om de kerncontracten gaat, maar ook om de bijbehorende voorwaarden per vestiging, want die kunnen per leverancier of per moment verschillen. Boek 7 regelt de inhoud van veelvoorkomende contractsoorten zoals huur per locatie, maar zegt niets over de administratie ervan.